Mis on sõidupäevik ja kellel on seda vaja?

Lühidalt

Sõidupäevik on kirjalik arvestus selle kohta, millal, kuhu ja mitu kilomeetrit sa tööasjus sõitsid. Seda peetakse kuu kaupa ja see seob kolm asja kokku: konkreetse auto, konkreetse inimese ja iga üksiku töösõidu.

Sõidupäeviku olemasolu on eeldus, et tööandja saaks maksta maksuvaba sõiduhüvitist kuni 0,50 eurot kilomeetri kohta, kuni 550 eurot kalendrikuus ühe tööandja kohta.

Kellel on sõidupäevikut vaja

1. Töötaja, kes kasutab töösõitudeks oma autot

Kui sõidad kliendi juurde, objektile, lattu või lähetusse oma isikliku autoga ja tööandja hüvitab selle, peab hüvitise aluseks olema sõidupäevik. Arvestust peab sisuliselt see, kes sõidab — tööandja saab seda ainult koguda ja säilitada.

2. Tööandja, kes hüvitist maksab

Vastutus maksuarvestuse eest on tööandjal. Kui kontrolli käigus selgub, et hüvitise taga ei ole korrektset arvestust, maksustatakse väljamakse tagantjärele. Seepärast küsib raamatupidaja sõidupäevikut iga kuu kohta eraldi.

3. Juhatuse liige

Juhatuse liikmele kehtivad samad reeglid nagu töölepinguga töötajale: maksuvaba hüvitis eeldab arvestust.

4. FIE

Füüsilisest isikust ettevõtja, kes soovib isikliku sõiduauto kulusid ettevõtlustulust maha arvata, peab samuti tõendama, milline osa sõitudest oli ettevõtlusega seotud. Ka siin on tõendiks sõiduarvestus.

5. Ettevõtte auto, mida kasutatakse ainult tööks

Kui ettevõtte autot kasutatakse eranditult ettevõtluseks ja soovitakse vältida erisoodustusmaksu, tuleb seda tõendada. Sõidupäevik on selle tõendamise tavapärane viis.

Mida sõidupäevik sisaldab

Iga sõidupäevik peab siduma auto ja inimese ning kirjeldama iga sõitu eraldi:

• sõiduautot kasutava isiku nimi;
• sõiduauto registrimärk;
• iga sõidu kuupäev ja eesmärk;
• odomeetri alg- ja lõppnäit iga sõidu kohta.

Täpsem lahtikirjutus koos tüüpvigadega on eraldi lehel: sõidupäeviku nõuded.

Mis juhtub, kui sõidupäevikut ei ole

Sama kehtib tagantjärele meenutatud arvestuse kohta. Hüvitist tohib maksta juba tehtud sõitude eest ja arvestus peab kajastama tegelikke sõite, mitte hinnangut.

Paberil, Excelis või rakenduses?

Kõik kolm on lubatud. Praktikas vahe on selles, kui kergesti arvestus katki läheb:

Kõige sagedasem viga ei ole vale vorm, vaid katkenud odomeetriahel: uue kuu algnäit ei klapi eelmise kuu lõppnäiduga. Paberil ja Excelis ei märka seda keegi enne kontrolli.

Allikad

• Maksu- ja Tolliamet — isikliku sõiduauto kasutamise hüvitis
• Vabariigi Valitsuse määrus nr 164 — hüvitise maksmise tingimused ja piirmäärad

See leht on üldine selgitus, mitte maksunõustamine. Konkreetse olukorra puhul kontrolli kehtivaid reegleid MTA lehelt või küsi oma raamatupidajalt.