Sõidupäeviku nõuded

Kohustuslikud andmed

Sõidupäevik peab sisaldama:

• sõiduautot kasutava isiku nime;
• sõiduauto riikliku registrimärgi andmeid;
• iga sõidu kuupäeva ja eesmärki;
• odomeetri alg- ja lõppnäitu iga sõidu kohta.

Mida veel tasub lisada

Need ei ole seadusest tulenevad nõuded, aga raamatupidaja küsib need niikuinii:

• Tööandja nimi — eriti kui sama autoga sõidad mitmele tööandjale.
• Marsruut — „Tallinn–Pärnu–Tallinn" on eesmärgina veenvam kui „kliendi juures".
• Töö- ja isiklike sõitude eristus — hüvitis arvutatakse ainult töösõitudelt.
• Kuu kokkuvõte — töökilomeetrid, isiklikud kilomeetrid ja kogusumma.

Näidisrida

Pane tähele, et odomeetri näidud moodustavad katkematu ahela: iga sõidu algnäit on eelmise sõidu lõppnäit. Just seda kontrollitakse esimesena.

Viis levinud viga

1. Katkenud odomeetriahel

Uue kuu algnäit ei klapi eelmise kuu lõppnäiduga. Tekib vahe, mida keegi ei oska seletada, ja kogu arvestuse usaldusväärsus kaob.

2. Eesmärk on liiga üldine

„Töösõit" ei ole eesmärk. Kirja peaks minema, kuhu ja miks — klient, objekt, lähetus.

3. Isiklikud sõidud on välja jäetud

Kui odomeeter liikus kuus 1400 km, aga sõidupäevikus on ainult 900 km töösõite, peab ülejäänud 500 km olema kuskil kirjas isiklikuna. Muidu jääb vahe seletamata.

4. Arvestus täidetakse kuu lõpus mälu järgi

Hinnanguline arvestus ei ole arvestus. Kirjuta sõit üles siis, kui see tehtud sai.

5. Auto registrimärk puudub

Eriti sage, kui peres on kaks autot või auto vahetus aasta keskel. Iga aruanne peab olema seotud konkreetse autoga.

Säilitamine

Sõidupäevik on hüvitise väljamakse alusdokument ja seda säilitatakse koos ülejäänud raamatupidamisdokumentidega — tavapäraselt seitse aastat. Täpse tähtaja ütleb sinu raamatupidaja.

Vorm: paber, Excel või rakendus

Kõik kolm on lubatud. Rakendus aitab ennekõike kahe asjaga, mida käsitsi on raske jälgida: odomeetriahela järjepidevus kuude vahel ja töö- ja isiklike kilomeetrite kokkuklappimine kuu läbisõiduga.

Allikad

• Vabariigi Valitsuse määrus nr 164 — arvestuse pidamise nõuded
• Maksu- ja Tolliamet — isikliku sõiduauto kasutamise hüvitis

See leht on üldine selgitus, mitte maksunõustamine.